 |
| بيل غيتس |
كيف تدير بريديك الإلكتروني باحتراف
عندما تتلقى ما يقرب من 150 بريداً إلكترونياً في كل يوم عمل، فسرعان ما يتحول بريدك الوارد إلى لعنة أبدية، وتتضاعف تلك المعاناة حين تكون رئيساً لشركة.
إذاً، كيف يدير الأشخاص المشغولون تدفق البريد الوارد؟ فيما يلي إجابة بعض كبار المسؤولين التنفيذيين مثل تيم كوك وبيل غيتس وغيرهما:
تيم كوك، الرئيس التنفيذي لشركة آبل يقرأ معظم رسائل البريد الإلكتروني الواردة إليه، والبالغة أكثر من 700 رسالة يومياً.
يستيقظ كوك الساعة 03:45 يومياً، ليبدأ في متابعة البريد الإلكتروني، وقال لقناة ABC إنه يتلقى ما بين 700 و800 بريد إلكتروني يومياً.
إيفانكا ترامب، الرسائل الإلكترونية المزعجة تشغل حيزاً من بريدها
"كما هو الحال مع العديد من الأشياء في الحياة، يجب أن تُدير بريدك الإلكتروني الوارد، أو سُيديرك هو"، كما كتبت نائبة الرئيس التنفيذي لقسم التطوير والاستحواذ في مؤسسة ترامب، ورئيسة العلامة التجارية لمؤسسة أسلوب حياة إيفانكا ترامب في مجلة فورتشن.
تستخدم استراتيجية واحدة لإدارة بريدها الإلكتروني، وهي البحث الدوري عن المرسلين المعتادين، فهؤلاء من الأفضل مناقشتهم من خلال محادثة بدلاً من الرسائل الإلكترونية"، وبعد ذلك تُحدد موعد مقابلة أسبوعيا معهم لمناقشة المسائل أو القضايا الملحة.
وبعد ذلك، يمكن لهؤلاء الناس أن يُرسلوا بريدا إلكترونيا لترامب إذا كانت هناك ضرورة.
جيف وينر -الرئيس التنفيذي لشركة LinkedIn- يُرسل رسائل أقل، كي يستقبل رسائل أقل.
القاعدة الذهبية لإدارة البريد الإلكتروني وفقاً لوينر: إذا كنت تريد تلقي رسائل بريد إلكتروني أقل، عليك إرسال رسائل أقل.
ويوضح وينر أن هذه القاعدة خطرت له في إحدى الشركات السابقة، بعدما غادر زميلان من محبي إرسال البريد الإلكتروني الشركة، انخفضت وقتها حركة بريده الوارد بنسبة 30% تقريباً.
وتبين أن رسائلهما الإلكترونية كانت تولد كل هذا النشاط بسبب ردوده على رسائلهما الإلكترونية، وردود الناس الذين تمت إضافتهم إلى تلك الرسائل، وردود الأشخاص الذين أُرسلت لهم تلك الرسائل كنسخ في وقت لاحق، وهلم جراً.
كاتيا بوشامب، إحدى مؤسسات برتشبوكس Birchbox تجعل الموظفين يُحددون حدا زمنيا أقصى للرد.
قالت الرئيس التنفيذي لخدمة الاشتراك في عينات أدوات التجميل لموقع Lifehacker، إن الإصرار على أن يُحدد أعضاء فريقها توقيت الرد في جميع الرسائل هو أحد أفضل حيلها لتوفير الوقت.
جوناثان تيش، المدير التنفيذي لفنادق لويس Loews لا يبدأ أبداً أي بريد بكلمة "أنا".
فالبدء بكلمة "أنا" يتضمن رسالة مفادها أنك أكثر أهمية من الشخص الذي تتواصل معه، كما نقل عنه "تيش آدم براينت الصحفي بنيويورك تايمز"، وقال إن التفكير في كيفية بدء جملة بدون كلمة "أنا" يساعدك على أن تصبح كاتباً أفضل.
بيل غيتس، مؤسس مايكروسوفت يحظى بنعمة استقبال عدد قليل من الرسائل
يقول غيتس لموقع Todayإنه يحدد استقباله ما بين 40 و50 رسالة بريد يومياً، لذا فهو يتعامل مع بعضها، ويعود إلى الباقي أثناء الليل، "عليك التأكد من أنك إذا أجلت شيئا ستعود له في وقت لاحق" كما يوضح.
جيف بيزوس، الرئيس التنفيذي لأمازون يعيد إرسال رسائل البريد الإلكتروني مع إضافة حرف واحد فقط.
عندما يقوم أحد العملاء بإرسال رسالة بالبريد الإلكتروني لبيزوس شاكياً من أمر يتعلق بأمازون، يعيد بيزوس توجيه الرسالة إلى الشخص المناسب في الشركة، مضيفاً علامة استفهام واحدة "؟".
"عندما يستقبل موظف في أمازون رسالة علامة الاستفهام من بيزوس، يتعامل معها كما لو أنه قد اكتشف قنبلة موقوتة"، كما تُفيد تقارير بيزنس ويك.
ويكون لديهم في العادة بضع ساعات فقط للتوصل لحل المشكلة التي أرسلها المدير التنفيذي مهما كانت، وتحضير شرح دقيق لكيفية وقوعها، ويتم مراجعة الرد من قبل سلسلة من المديرين قبل عرضها على بيزوس نفسه.
أريانا هافينغتون، إحدى مؤسسات هافينغتون بوست لديها 3 ممنوعات
لدى هافينغتون 3 قواعد بسيطة للبريد:
1. لا رسائل قبل موعد النوم بنصف ساعة.
2. لا تهرع إلى الرسائل بمجرد استيقاظها.
3. لا رسائل بريد حين تكون مع أولادها.
"آخر مرة غضبت فيها والدتي مني قبل وفاتها كانت حين رأتني أقرأ بريدي الإلكتروني وأتحدث مع أطفالي في نفس الوقت"، كما كتبت هافينغتون في كتابها، "Thrive"، وتضيف "ارتباطنا بطريقة سطحية مع العالم كله يمكن أن يمنعنا من أن نتواصل بعمق مع أولئك الأقرب إلينا بما في ذلك أنفسنا".
تيم أرمسترونغ، الرئيس التنفيذي لـAOL يحاول ألا يُرسل رسائل كثيرة بالصباح الباكر.
قال الرئيس التنفيذي السابق لغوغل لصحيفة الغارديان إنه لا ينام كثيراً، ويستيقظ كل يوم عند الساعة 5:00 فجراً للقيام بالتمارين والقراءة وتصفح الموقع والتسكع مع ابنته التي تستيقظ مبكراً أيضاً. ويحاول ألا يرسل البريد حتى الساعة 07:00 صباحاً.
تشاد ديكرسون، الرئيس التنفيذي لشركة إيتسي Etsy لديه نظام لتذكر جهات الاتصال.
أخبر الرئيس التنفيذي لشركة التسوق على الإنترنت موقع Fast Company بضرورة أن يكون هناك نظام لكل شيء.
على سبيل المثال، كلما التقى بشخص جديد فإنه يضيف معلومات الاتصال الخاصة به إلى دفتر العناوين، ويكتب ملاحظة حول كيفية تقابلهما وما الذي ناقشاه معاً.
بهذه الطريقة، كلما أرسل بريدا لشخص ما، فإنه يمكن أن يذكر مباشرة لقاءهما قبل أن ينتقل لما يريد قوله.
كارا غولدن، المؤسسة والرئيسة التنفيذية لـ"هنت ووتر" تستيقظ مبكراً لتفقد البريد.
تعتبر غولدن الصباح جزءاً مهماً من يومها وتُكرس الساعات الأولى من الصباح لتفقد بريدها الإلكتروني وجدولها الزمني.
تتجه مباشرة إلى صندوق البريد الوارد في الساعة 5:30 صباحاً، لأن "هذا يعطيني تصوراً واضحاً لما ستكون عليه الـ12 ساعة القادمة، وما أولوياتي بمجرد وصولي للمكتب".
ريان هولمز، المؤسس والرئيس التنفيذي لهوتسبوت يُعلن إفلاس بريده الإلكتروني.
عندما يمتلئ صندوق البريد الوارد له، يُفضل هولمز "إعلان إفلاس بريده الوارد" ويحذف كل شيء كي يحظى ببداية جديدة.
يوصي بألا يتم هذا الأمر إلا مرة واحدة كل بضع سنوات، وينصح من سيقدمون على هذا الأمر أن يضيفوا رسالة اعتذار إلى توقيعهم بعد حذف الرسائل غير المقروءة: "أعتذر إن لم أكن قد رددت على رسالتك السابقة. كي أحسن من تواصلي، أعلنت مؤخراً إفلاس بريدي الإلكتروني".
إريك شميدت، الرئيس التنفيذي لـ"ألفابيت" (جوجل سابقاً) يستجيب سريعاً إلى كل رسالة.
في كتابه "كيف يعمل جوجل"، كتب شميدت: "معظم الناس الذين أعرفهم -وأكثرهم أنشغالاً- يستجيبون سريعاً لرسائل البريد، ليس فقط لقلة مختارة من المُرسلين، بل للجميع".
حتى لو كان الجواب بسيطاً مثل "فهمت ذلك"، يوضح شميت أن سرعة الاستجابة تنشئ حلقة تواصل إيجابية قائمة على أساس الجدارة".
راندي زوكربيرغ، مؤسسة زوكربيرغ ميديا تتحفظ عن إرسال البريد الإلكتروني.
تُذكر زوكربيرغ أن لديها قاعدتين هامتين حين يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني:
1. تنتظر 20 دقيقة على الأقل بعد الاستيقاظ قبل أن تتفقده.
2. تتحفظ عن إرسال رسائل إلكترونية عندما تعرف أنها مُثقلة عاطفياً.
لارس دالغارد، الشريك العام في شركة الاستثمار آندرسن هورويتز، لا للشكوى عبر البريد
في مقابلة مع صحيفة نيويورك تايمز، قال دالغارد إنه إذا تلقى بريداً فيه شكوى من زميلٍ له، فإنه يضيف الشخص الذي كان يُشتكى منه إلى سلسلة البريد الإلكتروني ويقول شيئاً مثل "مرحباً، كيم، يبدو أن لدى كارل شيئاً يود أن يتحدث إليك عنه، أنا حقاً أتطلع إلى أن تجتمعا معا وتتحدثا عن ذلك".
يقول دالغارد إن هذه الاستراتيجية تركز على أهمية التحدث مع الناس وجهاً لوجه لحل المشاكل. ويوضح "عندما تنظر إلى شخصٍ ما في عينيه، فلن تكون وقحاً.. هذا مستحيل".
توم باترسون، الرئيس التنفيذي لشركة تومي جون للملابس الرجالية الداخلية يمنع الرسائل الإلكترونية خلال يوم العمل.
يقوم باترسون بإعداد رسالة أوتوماتيكية تُفيد بأنه لن يفحص بريده الإلكتروني خلال يوم العمل: "أنا حالياً أتفقد البريد الإلكتروني قبل الساعة 09:00 صباحاً وبعد 5:00 مساء حسب توقيت شرق الولايات المتحدة، لذا سيكون هناك تأخر في الرد، إذا كان الأمر عاجلاً يرجى الاتصال أو المراسلة".
جيسون دوريس، الرئيس التنفيذي للمؤسسة الإعلامية الأسترالية أتوميك 212، لا يرسل أبداً رسائل إلى موظفيه، ولا يسمح لموظفيه إن يُراسلوا بعضهم البعض.
"لقد أوقفنا تماماً جميع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية" كما أخبر Business Insider.
سئم دوريس من اعتماد الناس على البريد الإلكتروني كوسيلة أساسية للتواصل مع زملاء العمل. وبدلاً من ذلك، يستخدم دوريس وموظفوه "وندرليست" لتنظيم المهام، و"دروب بوكس" لتبادل الملفات، والتواصل وجهاً لوجه لأي شيء آخر. الاستثناء الوحيد هو الدعوات المؤرخة، التي يُمكن أن تتم عبر البريد الإلكتروني.
نقلاً عن هافينغتون بوست.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق